Toutes les structures de taille moyenne ou petite sont aujourd’hui convaincues que la collaboration (dans leurs équipes et avec leurs partenaires extérieurs) est un enjeu central pour la compétitivité de leur entreprise. Mais bien souvent, l’entreprise va parcelliser la réflexion et l’investissement dans ses différents processus de collaboration, alors qu’une approche globale est nécessaire.
La raison de ce constat est relativement simple : les différents acteurs/décideurs sont répartis dans plusieurs services : IT, services généraux, direction générale, … ; et il n’existe pas encore à ce jour de « responsable collaboration » chargé de coordonner ces différentes entités.
Pourtant collaborer signifie d’abord se réunir, se voir, s’entendre, échanger puis travailler ensemble. Ce qui nécessite a minima un lieu de collaboration, un outil de partage et –pour les interlocuteurs distants- un canal de liaison.
Les différentes composantes d'une collaboration globale peuvent se catégoriser comme suit :
- Les outils de collaboration : face to face, visioconférence, téléphone, chat, mail
- Les canaux de collaboration : qui peuvent schématiquement se diviser entre le LAN (réseau local) et le WAN (intra/inter-net)
- Les espaces de collaboration : qui sont eux plus diffus dans l’entreprise.
Au premier abord, on pense bien sûr aux salles de réunion ou aux bulles de communication, mais les espaces informels – comme par exemple la machine à café ou la photocopieuse - restent également des lieux d’échanges importants.
Au final, pourquoi est-il nécessaire de fédérer ces trois ressources pour créer un projet de collaboration en entreprise efficace ?
RAISON 1: La Nécessité d’introduire du contenu et de l’interaction simultanément
Reprenons notre exemple des espaces informels : la machine à café est sans aucun doute un lieu propice à l’échange verbal mais atteint vite ses limites dès lors qu’il s’agit de collaboration construite.
La mode des espaces conviviaux – aujourd’hui très développée en entreprise- n’a d’ailleurs pas réduit d’un pouce les salles de réunion car la collaboration nécessite du carburant : le contenu.
Et ce contenu –pour être partagé- nécessite d’être acheminé et affiché, d’où le besoin d’outils et canaux en support à l’espace de collaboration. De plus, ce besoin est instantané : les participants peuvent échanger des idées dans un espace convivial mais la discussion tourne court dès lors qu’il faut formaliser, comparer, partager du contenu avec des interlocuteurs distants.
Ce n’est définitivement pas pratique de faire l’aller-retour entre la machine à café et les écrans connectés à un outil de partage de contenu …
RAISON 2 : L'intéraction très forte entre outils, canaux et espaces de collaboration
Tout le monde a vécu ces mauvaises expériences de salle de réunion où les câbles et les périphériques électroniques de tous poils sortent de partout et pénalisent l’ergonomie de la collaboration.
Mais il y a plus grave : un outil mal intégré dans l’agencement ou le mobilier d’une salle de réunion va réduire significativement la qualité des échanges.
Prenons l’exemple de la visioconférence :
La disposition des lieux : forme de la table de réunion, emplacement des fenêtres, position des périphériques : caméra, micro, haut-parleurs, … mais aussi l’éclairage et l’acoustique, vont profondément renforcer ou dégrader votre expérience de visioconférence.
Voici quatre points concrets d’illustration :
- le « eye contact » ; si la caméra et l’écran de retour du site distant ne sont pas regroupés sur une ligne très proche, alors la perte de contact visuel avec votre (vos) interlocuteur(s) distant(s) va significativement impacter la qualité de votre relation
- la position de la caméra par rapport à la lumière et en particulier aux fenêtres ; en particulier, un contre-jour va provoquer une forte surconsommation de la bande passante car : a) la lumière naturelle n’est pas stable, b) le principe de la visioconférence consiste à encoder tous les pixels qui bougent, comme la lumière instable typiquement.
- la forme de la table et sa localisation par rapport aux écrans ; les maîtres-mots restent pour tous les participants : voir et être vu.
- Une bonne expérience de visioconférence nécessite une liaison internet stable : débit garanti ou QoS, et dimensionnée à la session : nombre de sites/utilisateurs participants, HD ou SD, taille des écrans, etc ….
Le confort postural, visuel et auditif ainsi que la possibilité pour chacun d’interagir sur l’information échangée transforme totalement le résultat d’une réunion ; et ce, que cette dernière soit improvisée dans une Bulle de Com ou minutieusement préparée dans une salle de conseil.
Raison 3 : l'amélioration des conditions de collaboration des équipes
Nous avons vu que les trois ressources : outils, espaces et canaux interagissaient pour faire bénéficier les équipes des meilleures conditions de collaboration.
Il n’est pas inutile de rappeler ici qu’il faut dimensionner en amont ces ressources pour que leurs performances soient homogènes et donc pertinentes sur le plan économique.
Il est par exemple inutile de s’équiper d’une audioconférence de salle (connexion interne et/ou externe) très performante et doublée d’une excellente bande passante si l’agencement est primaire. Inversement, la salle la mieux équipée et la mieux agencée ne permettra qu’une expérience médiocre de partage de contenu si la bande passante est insuffisante ou instable.
CONCLUSION:
Au final, il est nécessaire de penser de façon globale l’infrastructure de collaboration afin de garder une cohérence fonctionnelle et esthétique, mais également pour anticiper les nombreuses interfaces mobilier/technologie/agencement/tuyaux de réseau. Cette approche complète ne s’improvise pas et il est souvent utile de se faire aider d’un professionnel spécialisé dans ce domaine.
