Depuis longtemps les grandes sociétés et les ETI ont pris l’habitude de fonctionner avec un siège social et de multiples filiales dispersées géographiquement en France et dans le reste du monde. La problématique de la collaboration à distance devient un véritable enjeu. 

Depuis une ou deux décennies, les PME sont aussi touchées par le phénomène : beaucoup de structures de moins de 50 salariés voire même de TPE doivent fonctionner avec des salariés éclatés aux quatre coins de l’hexagone. De plus, la notion d’équipe se décline maintenant de façon combinée entre personnel de l’entreprise et partenaires extérieurs. La problématique de la collaboration à distance est donc un enjeu stratégique pour toutes les organisations.

Face à ce défi, les dirigeants d’entreprise se demandent comment fédérer des équipes distantes? 

Nous proposons ici 3 solutions pratiques pour répondre à cet enjeu majeur : 

1. sensibiliser ses collaborateurs au bon usage des outils collaboratifs

Tout d’abord, il ne faut pas confondre communiquer et fédérer !
Par exemple, l’échange de mails permet de communiquer mais en aucun cas de fédérer. Pour fédérer, il faut s’élever dans l’ordre de l’interaction, c’est-à-dire s’entendre, se voir, se toucher (idée d'ailleurs déjà évoqué dans un billet précédent).

Pour ce faire, l’entreprise doit développer une bonne pratique sur le couple « nature de l’échange / media d’interaction ». Par exemple, le mail est inadapté à un message stratégique de la direction, de même que le téléphone pour un échange sur les chiffres du contrôle de gestion ou sur le dernier plan du bureau d’études.

Comment arriver à mettre en place cette bonne pratique ?
Comme souvent la première réponse réside dans l’exemplarité du management mais celle-ci peut être précédée d’une information des ressources humaines sous forme de quelques règles/recommandations à suivre par tous les salariés (pourquoi pas rédiger une "charte" ou un guide des bonnes pratiques).

2. favoriser des lieux d'échanges informels et formels en entreprise

Comme exposé précédemment, le niveau ultime de la communication et de la fédération se situe au niveau du face-à-face. Lorsque vos équipes distantes vous rejoignent dans vos locaux, il est donc essentiel de favoriser tant que possible cette pratique du face-à-face sous forme de lieux d’échanges informels et formels.

• Les lieux informels sont une clé de la fédération des équipes : espace café/détente, tables de dégagement, canapés/tables basses, cafétéria, ... Ils doivent être présents en nombre suffisant et bien répartis dans l’espace de travail.
  Leur attractivité (confort, design, caractère convivial voire ludique) va participer de façon importante à la fréquence et la qualité des échanges entre salariés.

• Pour les lieux formels, les espaces de réunions –grands et petits- doivent être équipés de façon très professionnelle en permettant tout type d’échange de contenus (partage de documents, coédition) avec les participants en local mais également à distance (visioconférence) dans de très bonnes conditions.
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  Ces lieux de réunion formelle doivent également être en nombre suffisant, ce qui veut dire qu’un système de gestion de salles doit renvoyer l’information de disponibilité de ces espaces afin que la direction puisse prendre les bonnes mesures en cas de pénurie.

 Il faut noter que vous devrez avoir une culture d'entreprise favorable à la collaboration vidéo pour mettre en place une solution de visioconférence! 

3. Assurer une bonne connexion internet dans les salles de réunions (et en dehors)

Vos équipes distantes sont tributaires dans leur communication avec le reste de l’entreprise de la qualité et de la disponibilité de leur liaison intra ou internet.

En cas de nomadisme à l’extérieur (chez un client, un fournisseur, …), il n’y a pas grand-chose que l’entreprise puisse faire, à part équiper ses équipes de smartphones performants (4G, Wifi).

En revanche, dans les locaux de l’entreprise, si vous souhaitez vraiment fédérer vos équipes distantes, il faut mettre le paquet sur la qualité de la connexion internet dans les espaces de collaboration. C’est la seule garantie de l’envie de vos équipes à se connecter par des moyens fédératifs (audio-web-visioconférence) à leurs collègues distants.

Un audit des liaisons internes (Wifi, réseau filaire) et externes (bande passante, gigue) peut être un début simple d’évaluation du niveau de « performance communicante » de l’entreprise. Demandez-le gratuitement !

CONCLUSION:

« Loin des yeux, loin du cœur » dit le dicton populaire. Est-ce le cas dans votre entreprise ? La direction est-elle exemplaire dans l’implication des équipes distantes ? Les managers sont-ils les premiers à booster l'utilisation de la visioconférence en organisant des sessions qui vont rassembler les équipes locales et distantes ?

La culture d’entreprise favorable à la collaboration vidéo se construit à travers l’exemplarité du management et les outils disponibles. Le reste : chartes, déclarations, communication du top management, ne fait pas de mal mais reste bien souvent bien peu efficace ;-)

N'hésitez pas à demander une étude personnalisée pour répondre à vos propres problématiques de collaboration, ou à télécharger le guide de la salle de réunion collaborative !