Vous êtes décidé à (re)faire votre salle de réunion collaborative mais vous hésitez sur le type de prestataire à interroger ? La suite de cet article est faite pour vous.
Commençons par … le début ;-) Quel que soit le choix du prestataire, vous n’échapperez pas à établir un mini cahier des charges de vos attentes. Voici quelques questions typiques à se poser : combien de participants votre salle doit-elle accueillir ? Comment se font les échanges dans la salle ? Faut-il prévoir de la collaboration avec des participants distants ?
La réponse à ces questions – qui va induire des choix de solutions matérielles et logicielles - peut être traitée de deux façons différentes :
- Vous avez identifié précisément les matériels qui répondent à votre cahier des charges et êtes compétents pour les installer. Dans ce cas, direction internet pour trouver les meilleures offres. Cette approche directe des constructeurs / éditeurs de solutions de réunion collaborative reste toutefois très minoritaire sur le marché car exigeant trois prérequis simultanés :
- Posséder la compétence nécessaire pour identifier les meilleurs matériels, et également s’assurer de leur inter compatibilité et des possibilités d’évolution
- Pouvoir acheter directement aux constructeurs / éditeurs de solution. Or ces derniers, dans leur très grande majorité, s’appuient sur un réseau de revendeurs qualifiés et ne vendent pas en direct
- Posséder les compétences d’installation, paramétrage et formation de ces équipements.
- Deuxième solution, faire appel à un intégrateur/distributeur qui va vous accompagner tout au long du projet. Mais comment sélectionner ce dernier ?
Première remarque : les prestataires qui offrent leurs services pour équiper votre salle de réunion collaborative sont globalement issus de cinq mondes différents : les intégrateurs multimédias, les intégrateurs IT, les agenceurs, les fabricants/distributeurs de mobilier de bureau, les intégrateurs tertiaires. Tous ont leurs atouts en fonction de votre projet, mais l’essentiel est ailleurs : il faut repérer les acteurs spécialisés en terme d’usage. En l’occurrence, nous parlons de la pratique de la collaboration dans un espace dédié à cet effet.
Notre conseil est donc ici très simple : méfiez-vous des prestataires qui font le grand écart, eg : un agenceur qui réalise aussi bien des salles de réunion que des magasins, des restaurants ou encore des salles de spectacle ; autre exemple : un intégrateur qui utilise ses compétences numériques (qui sont certainement réelles ;-) pour équiper les espaces de collaboration, mais aussi les chambres d’hôtel, les centres d’appel, les datacenters, etc.
Deuxième conseil : en réponse à une fonctionnalité particulière de votre cahier des charges, votre prestataire doit dominer plusieurs constructeurs/éditeurs. Par exemple, si vous attendez une solution de collaboration distante, il faudra être vigilant si votre fournisseur ne domine pas plusieurs matériels de visioconférence. Un prestataire « monocarte » risque en effet d’agir plus comme un représentant de commerce que comme un conseiller à valeur ajoutée pour répondre à votre problématique. L’intérêt d’un intermédiaire entre les constructeurs et vous, c’est aussi de sélectionner en toute indépendance la solution qui vous correspond le mieux.
En conclusion, si les compétences techniques de votre fournisseur restent bien sûr nécessaires comme pour tout projet spécialisé, n’hésitez pas à intégrer le double critère de l’expérience de l’usage de la collaboration en salle, et la hauteur de vue sur les différentes solutions/constructeurs qui répondront à votre besoin
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