Vous êtes en phase de projet de vos espaces collaboratifs et vous cherchez à évaluer le coût de votre salle de visioconférence ? Ce billet de blog devrait vous aider à construire votre budget. Ce dernier est bien sûr dépendant de la taille de votre salle, toutefois nous pensons par expérience que le critère le plus pertinent pour estimer un investissement moyen n’est pas la surface mais le nombre de personnes que votre espace doit accueillir.

Nous allons nous attacher dans ce qui suit à construire un coût complet qui englobe aussi bien les technologies de la collaboration que le mobilier et l’agencement spécifique pour ce type de salle. Nous n’inclurons pas les travaux de second œuvre comme la peinture, l’électricité ou encore le lot chauffage/climatisation.

#LE MOBILIER

Commençons par le mobilier et l’agencement : maximiser l’expérience de collaboration locale et la visioconférence implique une table de forme particulière (en V la plupart du temps). En effet, il est primordial que tous les participants puissent  voir l’écran principal sans se contorsionner ou perdre de vue leurs collègues, et à l’inverse tous doivent être visionnés par la caméra qui est le regard du (des) site(s) distant(s). Par ailleurs, cette table doit disposer de la connectique nécessaire aux membres de la réunion : nous comptons une prise de courant (PC) et une prise USB de charge par personne en moyenne. Nous partons du principe que les connectiques vidéo du type HDMI ne sont pas nécessaires car le partage de contenu se fera sans fil (voir notre billet de blog sur la question) ; nous prévoyons également une prise RJ45 par groupe de dix personnes, en partant ici aussi du principe que la connexion au réseau se fait principalement par Wifi (voir notre dernier billet de blog sur la question). Enfin, afin de rester dans un coût minimaliste, le revêtement de la table sera une mélamine de bonne qualité avec des chants ABS pour la résistance et l’ergonomie.

A cette table, il faut bien sûr ajouter des fauteuils de réunion. Les différences de prix peuvent être très importantes suivant les modèles retenus, aussi nous nous baserons sur ce que nous installons le plus couramment : un siège avec un mécanisme  de montée/baisse et également un basculement pour le dossier. Le revêtement quant à lui est à base de tissu résille. Nous excluons donc les produits très simples (sièges quatre pieds avec coque en plastique) ou plus onéreux (réglages des lombaire, tissu cuir, etc …).

Enfin, il est toujours utile de prévoir un meuble de réunion qui servira de rangement pour les différents accessoires, mais aussi éventuellement de desserte pour la pause café.

Au final, avec les hypothèses ci-dessus, nous obtenons une fourchette de prix entre 250 et 400€ par personne pour cette partie mobilier.

#L'AGENCEMENT

Continuons avec l’agencement. Le lot le plus important est l’éclairage car il influence sensiblement la qualité d’une visioconférence. Afin de rester dans un budget serré, nous excluons tout luminaire design qui viendrait en applique sur le plafond ou sur les murs, même si cela participe à l’attractivité de la salle (voir à ce sujet notre billet de blog). Nous partons donc sur des dalles 60x60 standards équipées de LEDs pilotables en intensité. Cette dernière fonction nous paraît indispensable comme ce billet de blog l’explique. Par ailleurs, il est important de gérer le câblage tant sur les murs qu’au sol. Nous sommes ici à la frontière avec les lots techniques mais quelques habillages muraux seront prévus en fonction de l’importance de la pièce. Toujours pour des raisons de coûts, nous n’intégrons pas de plancher technique, en revanche la fourniture et la pose de goulottes au sol seront nécessaires pour alimenter la table.

Au final, sur ce lot agencement, nous partons sur une dépense entre 40 et 100€ par personne.

Un élément central de toute salle de visioconférence réside dans le Visiopanel central équipé d’un ou deux écrans. Le visiopanel est le meuble multimédia qui intègre les écrans ainsi que tous les périphériques et câblages associés. Réalisé traditionnellement en panneaux de bois, il est souvent fixé au mur d’où partent les prises de courant et du réseau. Le coût de l’ensemble va dépendre principalement du choix des écrans. Nos hypothèses pour ce choix sont issues des bonnes pratiques que nous recommandons pour les salles de visioconférence et visiocollaboration. En l’occurrence, nous privilégions deux écrans pour une meilleure expérience de visioconférence.

 Tout d’abord, un grand écran tactile affiche le contenu partagé par un des participants dans la salle ou en visioconférence. Ce grand écran est tactile pour amener la possibilité d’annoter et de modifier le contenu projeté, ce qui est la base de toute réunion collaborative. Un deuxième écran projette le site distant. Vous bénéficiez ainsi en même temps du contenu partagé ainsi que de la vision des participants distant. Enfin la taille de ces écrans sera dépendante de la distance du participant le plus éloigné. Pour finir sur les hypothèses de coût de cet ensemble visiopanel, précisons que les prix des écrans sont ceux de moniteurs (et non de tuner TV) pour des raisons de fiabilité et de qualité.

Configuration avec un écran interactif à gauche, un écran passif à droite

 Au final sur ce lot, il faut compter entre 600 et 1100€ par participant.

Notons tout de même que les grandes salles (au-delà de 20 personnes, nécessite une configuration différente (nécessité d’écrans de rappel) ce qui peut changer les hypothèses de coût moyen.

#LES TECHNOLOGIES DE COLLABORATION

Enfin, nous devons équiper notre salle des technologies de la collaboration locale et distante. Pour le local, nous partons sur un système standard de partage de contenu sans fil (par dongle USB), de type clickshare. Pour la collaboration distante, nous intégrons un codec classique de visioconférence (système H323/SIP), permettant de gérer deux écrans, et d’une définition full HD. Les deux outils sont bien sûr fédérés par votre intégrateur préféré afin de pouvoir partager le contenu simultanément en local et à distance.

Au final sur ce lot, il faut compter entre 400 et 900€ par participant.

#L'AUDIO

Dernier point à prendre en compte : l’audio. Si votre salle est petite (moins de dix participants), vous n’aurez besoin d’aucun équipement audio autre que les hauts parleurs de votre écran principal. Dans le cas contraire, il nous faut prévoir une petite centrale audio + les haut-parleurs. Ces derniers peuvent se situer soit dans le plafond soit dans la table ; de plus, la visioconférence nécessite des micros : pour des raisons de coût, nous prendrons en compte les micros col de cygne les moins onéreux, mais il faut noter que la nouvelle génération de micros plafond apporte une qualité auditive indéniable (voir notre billet de blog sur la question).

Au final, pour ce dernier cas, nous prévoirons entre 300 et 800€ par personne.

En conclusion, la somme de tous ces coûts nous donne une fourchette entre 1.600 et 3.300€ par participant, qui inclut la livraison, l’installation et la formation à tous les outils. La fourchette haute correspond plutôt à des petites salles (4 à 6 participants), la fourchette moyenne à des salles de 8 à 14 personnes, tandis que la fourchette basse s’adresse plutôt à des salles plus grandes (14 à 20 participants). Il faut tout de même prendre avec précaution cette estimation qui moyenne beaucoup de critères et devra nécessairement faire l’objet d’une étude plus approfondie. Cela tombe bien, nous sommes là pour aider sur ce sujet ! ;-))