Il est devenu très fréquent de faire collaborer deux bureaux d’études sur un même projet et ce pour des raisons qui ne vont pas aller en diminuant : développement d’un produit ou d’un service à l’international, addition de compétences techniques, division de la fabrication –et donc de la conception- entre une usine amont et aval, etc …

Très rapidement, les développeurs alternent les réunions physiques –toujours nécessaires- et des séances de collaboration à distance, car ils sont performants comme tous les lecteurs assidus de notre blog ;-)) L’outil de base pour ce faire reste bien sûr la visioconférence qui permet à la fois un décodage non verbal (« ciel ! je lis sur son visage qu’il a oublié de faire les plans … » ;-), mais surtout de présenter alternativement un document à l’autre équipe de développement.

Nous vous proposons d’aller plus loin pour accélérer la collaboration et donc les projets. Pratiquement, nous recommandons d’utiliser deux écrans voire trois : un grand écran interactif et un/deux plus petit(s) passif(s).

 La réunion démarre sur le plus petit écran (qui fait tout de même une taille raisonnable, du type 55’’) en visioconférence classique : « bonjour, tutti va bene ? labess ? ça va ? la famille, les enfants ? … » ; cette visio sera supportée par un codec très intuitif (un seul bouton d’appel comme le téléphone). Et surtout  cet écran et ce codec sont intégrés sur un visiomobile qui permet de placer de façon idéale l’écran et la caméra d’abord face à la table puis perpendiculairement au grand écran.

Dans une deuxième phase, une des deux équipes partage sur le deuxième écran passif le fil conducteur de la réunion : agenda du jour, planning du projet, … Si la salle ne dispose pas de ce deuxième écran passif, ce fil conducteur sera affiché dans un coin du grand écran.

Ces deux phases peuvent se dérouler avec les participants assis autour de leur table dans chaque site. La réunion étant maintenant lancée, les développeurs vont se lever pour se rapprocher du grand écran interactif et démarrer la visioconférence collaborative qui  s’y trouve. Notons au passage que l’alternance des positions assises debout est excellente pour la dynamique de la réunion (et de la santé des participants ;-))

 Tout va maintenant se passer sur le grand écran interactif. Chacun va pouvoir simultanément (et non alternativement comme avec un protocole classique de vidéoconférence) déposer sur cet écran les différents contenus nécessaires à l’échange : documents office, plans, PDF, … Il est recommandé de conserver un animateur unique de réunion si les participants sont plusieurs dans chacune des salles connectées. Puis c’est la partie interactive –la plus intéressante- où il est possible de part et d’autre de bouger les documents, les annoter, les copier, …. D’un point de vue vidéo, pendant cet échange chaque site bénéficie :

1. a) d’une vision globale de la salle distante grâce à la caméra 360° de l’écran tactile interactif
2. b) d’une vision resserrée des participants distants grâce à la caméra de la visioconférence
3. c) d’une vision commune des documents partagés

À mesure de l’avancement de la réunion, les différents documents ne seront pas supprimés mais simplement écartés sur les côtés, la discussion portant toujours sur les documents visibles de l’écran tactile interactif. De cette façon, en fin d’échange, ces documents seront disponibles dans le compte-rendu qui est généré automatiquement à la demande.