Dans nos billets de blog précédents, nous avons décrit à plusieurs reprises les outils et espaces utiles à une bonne visio collaboration. Nous allons plutôt décrire ici l’expérience d’une connexion régulière entre deux sites, et les bénéfices qu’ils en tirent. Pour cela nous utiliserons notre vécu chez Motilde – en effet, nous utilisons tous les jours ce procédé entre le site de conception et celui de production - et le retour de nos clients sur le sujet.

1#la régularité

C’est un point clé du succès. En effet, l’expérience montre qu’il vaut mieux s’astreindre à des réunions régulières – journalières et/ou hebdomadaires suivant les participants - qui peuvent être très courtes si l’agenda est léger - plutôt qu’à des réunions plus espacées mais beaucoup plus longues où par commodité on a groupé de nombreux sujets.

2#pas besoin de MAÎTRISER parfaitement les outils 

Nul besoin de maîtriser parfaitement un outil de visiocollaboration pour démarrer un tel process. Il faut se jeter à l’eau dès que vous avez saisi comment commencer une session et partager un contenu. Grâce à la régularité, vous allez progressivement intégrer les différentes fonctions dont vous avez besoin, exactement comme pour n’importe quel logiciel de bureautique.

3#les différentes fonctions

Quelles sont les plus utiles ? Sans nul doute, la base reste le partage de contenus doublé de l’annotation simultanée par les deux différents sites (fonction TBI = Tableau Blanc Interactif). En combinaison avec la visioconférence, cela permet déjà un bon niveau de collaboration : une simple flèche dessinée à la volée sur un document ou un plan fait parfois gagner un temps précieux dans la communication, sans compter la suppression d’un risque d’incompréhension. Dans un deuxième temps, de nouveaux besoins se font jour : citons en particulier deux outils fort utiles pour accélérer l’échange : les post-its électroniques et le bloc-note partagé.

4#gérer l'espace temps de votre visiocollaboration

En clair, à certains moments, vous êtes concentrés sur le contenu partagé, et utilisez principalement la communication audio, de la même façon que si vous travailliez avec un participant local ; à d’autres moments, vous prenez l’habitude de vous tourner franchement vers l’écran qui affiche le site distant et la caméra qui l’accompagne : le non verbal en dit parfois plus que tous les échanges écrits et oraux. Notons au passage que cette dernière séquence nécessite un agencement approprié comme nous l’avons expliqué dans nos nombreux billets de blog qui traitent de l’agencement d’une salle de visioconférence.

5#ne pas oublier les participants locaux

Il ne faut pas oublier les participants locaux et leurs machines. Dit autrement : le media privilégié pour effectuer une session de visiocollaboration reste un grand écran tactile de part et d’autre, mais bien souvent le besoin se fait sentir de partager un contenu qui se trouve sur une autre machine (PC, smartphone, …) dans la salle. Il faut donc disposer d’une installation qui fédère les outils de partage locaux (type Clickshare ou NovoPro) et votre outil de visioconférence.

6#Le compte-rendu

Il est difficile de rester concentrer sur l’échange tout en produisant simultanément le compte-rendu ; pourtant ce dernier est crucial pour assurer la transition vers les prochaines étapes du projet. Aussi, nous recommandons de se doter d’un outil de visiocollaboration qui assure ce compte-rendu de façon automatique.

En conclusion, reconnaissons-le : le meilleur outil et la meilleure organisation de visio collaboration ne suppriment pas la nécessité de se rencontrer physiquement à intervalles réguliers dans l’année ; certaines informations ne passent qu’en face-à-face.

Mais en revanche, l’alternance entre rencontres physiques et « vidéo collaboratives » est un gage certain d’efficacité et de productivité. On pense en premier lieu aux économies générées par la diminution des déplacements mais le gain principal est ailleurs : les réunions en visioconférence autorisent une fréquence plus élevée et paradoxalement sont souvent plus productives : moins de digressions, plus de focalisations sur le sujet, moins de coupures intempestives de paroles, … Au final, les projets s’en trouvent grandement accélérés !

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