Ça y est ! Vous êtes décidés.

Finies les visioconférences bricolées avec Skype dans la salle polyvalente de réunion. Vous constatez que toutes les semaines vos collaborateurs ont besoin de se connecter avec des interlocuteurs distants et êtes persuadés qu’il y a là matière à productivité et accélération de vos projets.

La décision d’installer une vraie salle collaborative de visioconférence (ou vidéoconférence, c’est la même chose ;-P) étant prise, voici six thématiques importantes à vérifier avant de vous lancer dans l’investissement :

1# Une salle adaptée à la collaboration à distance ?

Plusieurs points précis méritent votre attention :

• Le plus évident : la taille de la pièce doit correspondre au nombre de participants envisagés. Typiquement, il faut se garder au minimum un mètre entre le dos des sièges et le mur.
• la forme rectangulaire - la plus classique – est adaptée sous réserve de conserver un rapport entre la longueur et la largeur qui n’excède pas 3 (en clair, il faut éviter les couloirs) ; une forme trapézoïdale qui va reprendre la forme en V de la table est également possible.
• l’éclairage : il s’agit d’un paramètre très important. La lumière naturelle doit être transversale à l’écran : il faut absolument éviter les effets de contre-jour. De plus, les participants dans la salle doivent être éclairés correctement (environ 200 lux) ; par ailleurs, les écrans interactifs ne doivent pas être pris en lumière rasante.
• l’acoustique : éviter les grandes surfaces vitrées sur quatre côtés qui amplifient la réverbération du son. Si nécessaire, il faut prévoir un ou deux murs habillés avec un matériau absorbant acoustique.
• la porte / les portes du côté opposé à l’écran : en effet le flux des personnes entrantes doit s’effectuer derrière les participants et non venir couper le champ visuel de l’écran.
• la confidentialité : si la salle de visioconférence est destinée à accueillir des réunions à caractères confidentielles, il faut veiller à ce que l’écran (les écrans) ne soit (soient) pas visibles de l’extérieur de la salle.

2# Le travail collaboratif dans la salle

Bien entendu, vous aurez à cœur d’anticiper les outils qui vont permettre à vos équipes d’échanger, de coproduire, de se challenger, avec des outils performants.

Vous trouverez des informations utiles pour choisir ces outils grâce à d'autres articles présents sur notre blog. 

3# Quel mobilier de réunion ?

Il est important que tout le monde puisse voir tous les écrans sans se déplacer et vice-versa : le(s) site(s) distant(s) doivent visualiser tous les participants. Par conséquent, une forme en V de la table est fortement recommandée. 

Par ailleurs, tous les câblages, appareils électroniques et périphériques doivent être intégrés au mobilier et à l’agencement, sécurisés contre un déplacement intempestif (sans même parler du vol) ; c’est le seul gage pour le facility manager d’une certaine sérénité.

4# Quel matériel de collaboration distante choisir ?

Il y a une vie en dehors de la salle de réunion (eh oui ;-D).

Parce que vous passez le plus clair de votre temps en réunion (un cadre passe en moyenne 21 heures par semaine en réunion, soit plus qu’à son poste de travail), vos équipes distantes doivent être joignables facilement depuis la salle. Les outils sont nombreux mais peuvent être regroupés autour des trois thèmes suivants : audioconférence, visioconférence, et partage de contenus/coédition à distance.

Faites confiance à un professionnel pour vous faire des propositions qui répondent à votre cahier des charges. N’hésitez pas à demander un POC (Proof Of Concept) ou autrement dit un essai avec le matériel demandé.

5# Où mettre les périphériques de visioconférence (caméra, micro, hauts-parleurs, écrans) ?

Notre billet de blog « les bases de la visioconférence » apportent des réponses à ce sujet. Là aussi, il est nécessaire de se poser la question avant de lancer le projet.

6# La connexion internet est-elle adaptée ?

Deux points sont à vérifier ici : la capacité de la connexion locale (wifi la plupart du temps) mais plus important encore : la qualité de l’accès à internet (débit, gigue, latence).

Vous trouverez des éléments chiffrés sur cette thématique ici : de quel accès internet faut-il se doter pour une visioconférence de qualité?

En conclusion, la prise en compte simultanée de ces six points vous permettra d’équilibrer et maîtriser votre budget en évitant les frustrations et coûteuses mises à niveau.