Nous communiquons régulièrement sur les outils qui rendent les réunions plus efficaces en temps réel : partage de contenus, collaboration avec des participants distants, … Mais un des enjeux essentiels d’une réunion réussie reste l’exploitation des actions et des décisions qui y sont prises. Pour ce faire, la meilleure solution réside dans un ou plusieurs tableaux de suivi qui seront revus et animés lors de la rencontre suivante. Pour que la solution soit pérenne, ces tableaux doivent toutefois obéir à quelques principes assez simples.

1#être visuels

Les post-its de couleur, les pictogrammes, les jeux de caractères : police, casse, taille, … tout ce qui concourt à faire appréhender la situation en un coup d’œil aux participants est à utiliser sans restriction.



Tableau de suivi avec post-its de couleur

2#permettre un repositionnement

Ils permettent un repositionnement très aisé d’une tâche ou d’une responsabilité

Les tableaux doivent être conçus soigneusement pour que les variables soient déplaçables d’une cellule à l’autre (date, nom de responsable, …) d’un simple geste. Ceci nécessite bien sûr que les données fixes soient bien analysées au départ.

3#méthodique

Ils s’appuient sur une méthode qui va du plus simple : QUI QUOI QUAND jusqu’à des standards plus sophistiqués mais également plus puissants : OBEYA, LEAN, méthode AGILE, …

Votre organisation possède sans doute déjà des méthodes recommandées (imposées ? ;-) pour faire avancer les projets : le management visuel doit bien sûr s’appuyer sur ces méthodes. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez démarrer par des plannings simples : le temps en ligne (jours, semaines, mois), les responsables en colonne, et les tâches dans les différentes cellules.

4#Électronique

C’est un sujet moins évident qu’il n’y paraît de prime abord. Beaucoup d’animateurs / leaders de projet ou de process restent attachés à la manipulation de post-its et à l’écriture manuelle sur un support papier ou tableau blanc. Il faut reconnaître que le déplacement manuel d’un post-it par exemple peut avoir un côté kinesthésique intéressant. Mais au final, il est rare que l’électronique ne l’emporte pas pour les mêmes raisons qui ont conduit le papier à laisser la place au PC :

+ le stockage et la diffusion d’un tableau électronique se fait d’un clic ;  à l’inverse comment faire pour garder d’une réunion à l’autre tous les projets sur papier ou tableau Velléda ?

+ les participants distants peuvent visualiser et intervenir en temps réel sur le tableau –si bien sûr le logiciel qui gère le management visuel est doté de cette fonction-

+ entre les réunions, rien n’empêche d’ouvrir le document lorsqu’une idée ou un évènement survient, seul ou à plusieurs.

+ la modularité de l’électronique est très supérieure au manuel : ajouts/occultation de lignes ou de colonnes, couleur/taille/police modifiables sans limite, insertions d’images ou de documents (pdf, office, …), …

Au final, rappelons que rien ne vaut des outils et des affichages standards et connus de tous pour libérer l’esprit des participants sur la forme et la façon de manager un projet ou un process ; les participants peuvent alors se concentrer sur le fond.

Nous vous invitons à nous faire parvenir la photo d’un tableau utilisé par vos équipes, Motilde vous conseillera sur la façon de le convertir dans un outil électronique de suivi grâce à un logiciel adéquat.