Pour certains d'entre vous, installer un système de visioconférence est synonyme de complication. Nous allons vous montrer dans ce billet de blog que les solutions d'audioconférence et de visioconférence sont,  et surtout DOIVENT être, simples d'utilisation pour répondre aux besoins de la majorité d'entre vous.

Nous distinguons 3 principales raisons :  

Raison #1 : il faut utiliser le bon canal de communication : chat, mail, visioconférence, …

Expliquons-nous : une bonne communication s’appuie sur le bon média !

• Inutile de rédiger un mail pour faire passer un message émotionnel : il faut au minimum prendre son téléphone ou mieux encore la visioconférence ou le face-à-face si c’est possible ;
• le tchat est privilégié pour une question courte qui appelle une réponse courte immédiate, etc

Pour mémoire, voici le triangle magique des bonnes pratiques en la matière :

Dans ce cadre, il est certain qu’une complexité ou non-fiabilité de l’outil adéquat va amener à en utiliser un autre, moins pertinent.

Par exemple : la visioconférence de la salle de réunion souffre d’un accès internet insuffisant, alors que j’ai besoin de rassembler mon équipe distante et de vérifier leur adhésion au projet

• soit je décide de me déplacer (perte de temps et de rapidité de décision),
• soit je passe par une audioconférence mais je sais déjà qu’il sera beaucoup plus difficile de valider l’adhésion de mon équipe (perte du visuel non-verbal essentiel dans cet exercice).

La conséquence se traduit immédiatement et immanquablement par une perte d’efficacité dans le fonctionnement de l’équipe.

Raison #2 : La visio est un enjeu essentiel pour la productivité de vos équipes

Prenons l’exemple d’une salle de réunion puissamment équipée pour la collaboration mais dont l’utilisation s’avère complexe ou aléatoire. Par exemple, une manipulation de plusieurs télécommandes s’avère nécessaire pour démarrer les différents équipements : écrans, partage de contenu, audio-visioconférence, etc

Sachant qu’un cadre participe en moyenne à 60 réunions dans un mois, le calcul du coût de dix minutes de retard -même pour une réunion sur trois ou quatre- va vite vous donner le vertige …

Raison #3 : vos équipes doivent être incitées à collaborer en visioconférence

Il est tellement plus facile de développer ses idées et ses projets de son côté, puis de les confronter le plus tard possible avec les autres acteurs concernés de l’entreprise.

Les entreprises doivent constamment lutter contre cette tendance naturelle qui coûte très chère : mal orientés ou ne prenant pas en compte toutes les contraintes, les projets s’étirent en longueur voire même finissent aux oubliettes.

Laissons la conclusion à cette citation célèbre du Général Mac Arthur :
« Trop tard ! L’histoire des guerres perdues se résument à ces deux mots : trop tard …. »

Pour en savoir plus sur les solutions de visioconférence et avoir des conseils pour l'agencement de vos salles de réunion, je vous conseille de télécharger ce guide :-)